Jak zatrudnić ukraińca B2B bez naruszenia przepisów?
Zawrzyj umowę cywilnoprawną z przedsiębiorcą i zadbaj o legalny pobyt, realną niezależność usług oraz poprawne rozliczenia podatkowe.
Współpraca B2B to relacja firma–firma. Nie jest to stosunek pracy. Kluczowe jest, aby wykonawca był przedsiębiorcą i działał samodzielnie. Jeśli usługa wykonywana jest w Polsce, sprawdź legalność pobytu i prawo do prowadzenia działalności. W umowie unikaj cech etatu, takich jak stałe godziny, ścisłe podporządkowanie czy praca tylko w siedzibie z narzędzi pracodawcy. Zadania opisuj jako rezultat lub zakres usług. Ustal odpowiedzialność za rezultat, możliwość zastępstwa i sposób rozliczeń. Prawidłowo identyfikuj miejsce opodatkowania usług i sposób naliczania VAT.
Jak sprawdzić legalność pobytu i prawo do pracy kandydata?
Jeśli usługa powstaje w Polsce, wykonawca musi legalnie przebywać w kraju i mieć podstawę do działalności.
Poproś o dokument potwierdzający legalny pobyt. Może to być paszport z właściwą pieczątką, wiza, karta pobytu, Diia.pl lub inny tytuł pobytowy. Obywatele Ukrainy ze statusem UKR i numerem PESEL mogą prowadzić działalność w Polsce na takich zasadach jak obywatele polscy. Gdy usługa jest świadczona z terytorium innego państwa i wykonawca nie przyjeżdża do Polski, wystarczą przepisy kraju jego pobytu. Pamiętaj, że samo B2B nie zwalnia z wymogu legalnego pobytu, gdy praca jest faktycznie wykonywana w Polsce.
Jak potwierdzić status działalności gospodarczej kontrahenta?
Zweryfikuj, czy to faktycznie przedsiębiorca, a nie ukryty etat.
Poproś o aktualny wyciąg z rejestru działalności. W Polsce sprawdzisz CEIDG albo KRS. Zweryfikuj NIP oraz status VAT. Dla kontrahentów z Unii Europejskiej sprawdź numer w VIES. Dla kontrahentów spoza Unii Europejskiej poproś o wyciąg z właściwego rejestru w ich kraju i ewentualne tłumaczenie. Sprawdź, czy profil działalności odpowiada zamawianym usługom. Zbierz oświadczenie o prowadzeniu działalności na własny rachunek i ryzyko.
Jakie dokumenty i zgłoszenia są wymagane przy współpracy B2B?
Nie ma powiadomień do urzędu pracy. Jest za to porządek w umowach, oświadczeniach i podatkach.
Przygotuj i przechowuj:
umowę o świadczenie usług albo umowę ramową z opisem zakresu, rezultatów i warunków płatności,
potwierdzenie rejestracji działalności, numery identyfikacyjne i status VAT,
dokument legalnego pobytu, jeśli usługa wykonywana jest w Polsce,
protokoły odbioru, korespondencję i inne dowody realizacji,
klauzule o przeniesieniu praw autorskich, jeśli dotyczą,
umowę powierzenia danych, gdy wykonawca przetwarza dane osobowe,
certyfikat rezydencji podatkowej przy płatnościach transgranicznych,
oświadczenia beneficjenta rzeczywistego, gdy są wymagane dla podatku u źródła.
Dodatkowe rejestracje mogą być potrzebne po Twojej stronie, na przykład do rozliczenia importu usług.
Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT za usługi od kontrahenta?
Fakturę wystawia wykonawca. Ty sprawdzasz dane i rozliczasz VAT zgodnie z miejscem opodatkowania.
Gdy wykonawca jest w Polsce i jest czynnym podatnikiem VAT, faktura zawiera stawkę VAT właściwą dla usługi. Gdy wykonawca korzysta ze zwolnienia z VAT, faktura zawiera podstawę zwolnienia. W modelu samofakturowania to Ty wystawiasz fakturę w imieniu wykonawcy, ale tylko jeśli macie to uzgodnione w umowie.
Przy usługach transgranicznych wykonawca wystawia fakturę bez polskiego VAT, a Ty rozliczasz VAT jako nabywca, jeśli miejsce opodatkowania jest w Polsce. Wtedy wykazujesz podatek należny i, jeśli masz prawo, odliczasz go jako naliczony. Zadbaj o właściwe oznaczenia, numery podatkowe stron i zgodne z przepisami przeliczenie waluty. Przechowuj faktury i dokumenty potwierdzające miejsce świadczenia.
Kiedy stosować odwrotne obciążenie przy usługach transgranicznych?
Gdy miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy, a usługodawca nie rozlicza tam VAT, podatek rozlicza nabywca.
W większości usług B2B obowiązuje zasada, że miejscem świadczenia jest kraj siedziby nabywcy. Jeśli kupujesz usługę od podmiotu z Unii Europejskiej lub spoza Unii Europejskiej, a miejscem opodatkowania jest Polska, rozliczasz VAT jako import usług. W praktyce kontrahent wystawia fakturę bez VAT, a Ty wykazujesz podatek należny w Polsce. Są wyjątki, na przykład usługi związane z nieruchomościami, wydarzeniami, transportem pasażerów czy gastronomią. W tych przypadkach miejsce opodatkowania może być inne. Sprawdź regułę właściwą dla danej usługi przed przyjęciem faktury.
Jak rozliczać składki i podatki przy współpracy B2B?
Wykonawca opłaca własne składki i podatki. Ty dbasz o VAT i ewentualny podatek u źródła.
Przy krajowej współpracy B2B nie naliczasz składek ZUS wykonawcy. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której relacja faktycznie ma cechy etatu i zostanie przekwalifikowana. Przy płatnościach do kontrahentów zagranicznych sprawdź, czy nie powstaje podatek u źródła dla określonych usług i należności. Zbierz certyfikat rezydencji wykonawcy i inne wymagane oświadczenia, aby móc zastosować umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. VAT rozliczaj zgodnie z miejscem świadczenia. Dla importu usług musisz wykazać VAT w Polsce, nawet jeśli dostawca jest spoza Unii Europejskiej.
Jak zabezpieczyć umowę i dokumentację na wypadek kontroli?
Pokaż, że to realna współpraca firm, a nie ukryty etat. Udokumentuj przebieg usług i rozliczenia.
W umowie zadbaj o:
brak podporządkowania i stałych godzin pracy,
możliwość zastępstwa i samodzielne narzędzia wykonawcy,
odpowiedzialność za rezultat i zasady odbioru,
poufność, RODO i własność intelektualną,
jasne zasady rozliczeń i kary umowne proporcjonalne do ryzyka.
W dokumentacji trzymaj:
dowody realizacji zadań i akceptacji,
korespondencję operacyjną,
aktualne rejestry i oświadczenia podatkowe kontrahenta,
potwierdzenia rozliczeń VAT i ewentualnego podatku u źródła.
Przy pracy w Twojej siedzibie zapewnij dostępowe BHP i szkolenia stanowiskowe, jeśli to konieczne.
Od czego zacząć dziś, by bezpiecznie zatrudnić kontrahenta B2B?
Przygotuj prosty proces weryfikacji, umowę i schemat rozliczeń jeszcze przed pierwszym zleceniem.
Działaj w krokach:
zdefiniuj usługi i sprawdź, gdzie będą wykonywane,
zweryfikuj legalny pobyt oraz rejestry działalności,
sprawdź status VAT, ewentualnie zarejestruj się do rozliczania importu usług,
doprecyzuj umowę i klauzule o rezultacie, IP i RODO,
ustal obieg dokumentów, protokołów i faktur,
przygotuj checklistę podatkową, w tym zasady rozliczenia VAT i podatku u źródła,
przeszkol zespół, aby nie wprowadzał cech etatu do współpracy B2B.
Coraz więcej firm pyta, jak zatrudnić ukraińca w modelu B2B i nie popełnić błędów. Kluczem jest rzetelna weryfikacja, dobrze napisana umowa i właściwe rozliczenia VAT. Ten porządek chroni przed sporami, karami i przekwalifikowaniem. Daje też elastyczność, której potrzebuje biznes. Zacznij od małych kroków i trzymaj się procedur. To oszczędza czas i nerwy w trakcie kontroli.
Skonsultuj swój przypadek i przygotuj checklistę dokumentów, umów oraz rozliczeń dla bezpiecznej współpracy B2B.
